Was kostet die Welt? – Messebudget auf die Minute betrachtet

Heute möchte ich ein wichtiges Thema ansprechen: Das Messebudget. Damit möchte ich Ihnen vor Augen führen, wie wertvoll die Gesprächszeit auf der Messe ist.

Was schauen wir dabei genau an?

In diesem Beitrag geht es ausschließlich um Kosten. Kosten, die für ein Gespräch auf der Messe anfallen. Wir betrachten einmal die durchschnittlichen Kosten für einen durchschnittlichen Messestand. Je nach Aufwand kostet Sie ein Messestand pro m2 um de 1.000 bis 2.000 €, von den Personalkosten, Spesen etc. mal ganz abgesehen. Selbst wenn diese Rechnung auf Ihr Unternehmen nicht zutrifft, versuchen Sie bitte die Rechnung einmal für das eigene Unternehmen nachzuvollziehen.

Beispielrechnung

Gehen wir von einem Messestand mit 60 Quadratmetern aus und rechnen konservativ mit 1000€ pro Quadratmeter, kostet Sie die Teilnahme exkl. der o.g. Kosten etwa 60.000€. Wenn wir nun mit 4 Mitarbeitern rechnen, die gleichzeitig an 4 Tagen am Stand aktiv sind, kommen wir auf einen Tageswert pro Mitarbeiter pro Tag von 3750€. Gehen wir nun von 8 Stunden auf dem Messestand aus und brechen das Ganze wieder auf den einzelnen Mitarbeiter herunter, kommen wir auf einen Stundenwert von 468,75€. Ganz schön viel, oder?

Um es auf die Spitze zu treiben, errechnen wir nun den Preis einer Minute pro Mitarbeiter auf dem Messestand. 468,75€/60? Richtig: Ca. 7,81€ ist die Minute auf der Messe in diesem Fall wert.

Natürlich verändert sich der Wert dieser Rechnung bei Änderung der Variablen. Die gewählten Werte sind jedoch ganz praxisnahe, an reale Situationen angelehnte Werte.

Fazit

Was ich Ihnen mit diesem Beitrag ans Herz legen möchte: Überlegen Sie vor dem nächsten Messegespräch, wie Sie gleich zu Beginn herausfinden, ob das Gespräch geschäftlich wichtig oder unwichtig für Sie ist.

Haben Sie Fragen oder Feedback?

Stellen Sie diese gerne hier, per E-Mail oder in den Kommentaren. Informationen zum Messetraining finden Sie hier. Aktuelle Messetermine für Januar 2018 finden Sie in den entsprechenden Beiträgen.

Welche Fehler es auf dem Messestand zu vermeiden gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag. Einfache Tipps, um schnell und sicher die Kontaktdaten Ihres Besuchers zu erhalten, finden Sie hier. Wie Sie diese Kontakte dann im optimalen Follow-Up-Prozess behandeln, habe ich Ihnen in diesem Beitrag kurz beschrieben.

Fordern Sie hier die Vorlagen für Ihr Kontaktformular an!

Im heutigen Beitrag schauen wir uns drei klassische Verhaltensweisen oder Fehler an, die im Prinzip jeder besser weiß, die aber im Messealltag auf den Ständen immer noch oft zu beobachten sind. Wie sagt Johann Wolfgang von Goethe so treffend:

Es ist nicht genug, zu wissen, man muß auch anwenden; es ist nicht genug, zu wollen, man muß auch tun.

Wenden wir uns nun also den drei größten Fehlern zu, die täglich auf Messeständen gemacht werden.

Fehler # 1: Potenzial ungenutzt lassen

Eine Messe ist der ideale Raum, neue Geschäftskontakte zu knüpfen und Leads zu generieren. Wo haben Sie sonst die Möglichkeit, so viel Fachpublikum zu treffen, welches mit großer Wahrscheinlichkeit ein grundsätzliches Interesse an Ihren Dienstleistungen oder Produkten hat? Bitte machen Sie also nicht den Fehler, Potenzial auf der Messe ungenutzt zu lassen, sondern generieren Sie Leads indem Sie die Visitenkarten Ihrer Besucher erhalten. Wenn sich ein Besucher für Ihren Stand, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu interessieren scheint, sprechen Sie ihn an!

Nirgends ist es leichter, Kontakt zu qualifiziertem Fachpublikum aufzunehmen, wie auf der Messe. Führen Sie sich vor Augen, dass das Publikum auf Messen ist, um Neuigkeiten aus der Branche zu erfahren. Sie haben ein tolles Produkt bzw. Eine tolle Dienstleistung anzubieten, kommunizieren Sie diese den Besuchern!

Fehler # 2: Besucher nicht von sich sprechen lassen

Sie kennen die Situation: Sie betreten einen Messetand oder ein Geschäft und die erste Frage, die Sie gestellt bekommen ist: „Kann ich Ihnen helfen?“. Bitte machen Sie diesen Fehler nicht bei Ihrer nächsten Messeteilnahme. Warum? Mit dieser geschlossenen Frage katapultieren Sie sich im Zweifel sofort aus dem Messegespräch. Gehen Sie den eleganteren Weg und lassen Ihren Besucher von sich sprechen. Dies erreichen Sie leicht mit einer offenen Frage zur Person des Besuchers. Im Messetraining üben wir diese Situation und erarbeiten persönliche Ansprachen und Gesprächsleitfäden für Ihre Messegespräche. Fragen zur Branche des Besuchers, zur Tätigkeit, zur Position im Unternehmen funktionieren erwiesenermaßen gut. Außerdem erfahren Sie so schnell und sicher, ob Ihr Besucher als potenzieller Geschäftspartner überhaupt für Sie in Frage kommt und können den weiteren Verlauf des Gespräches daraufhin anpassen.

Fehler # 3: Dem Kontaktformular nicht die nötige Bedeutung beimessen

Die Zeit auf der Messe und die Ansprache von Besuchern ist nur die halbe Miete. Wenn Sie aus den Standbesuchern und Messegesprächen tatsächlich Neugeschäft machen wollen, sollten Sie Wert auf das Kontaktformular legen. Überlegen Sie bereits vor der Messe, wie Ihre Gesprächsstrategie auf der Messe aussehen soll. Hier habe ich Ihnen ein paar Vorlagen abgelegt und etwas dazu geschrieben, wie Sie das Kontaktformular möglichst gewinnbringend für sich anpassen können. Bitte machen Sie nicht den Fehler, Ihre Gesprächsnotizen nur stichpunktartig festzuhalten. Sofern Sie über die Felder, welche Sie ankreuzen, Freitext ins Kontaktformular schreiben, verfassen Sie diesen bitte so, dass auch andere nach der Messe aus Ihren Aufzeichnungen ersehen können, wie mit dem Interessenten im Follow-Up-Prozess weiter vorzugehen ist.

Haben Sie Fragen oder Feedback?

Stellen Sie diese gerne hier, per E-Mail oder in den Kommentaren. Informationen zum Messetraining finden Sie hier. Aktuelle Messetermine für Oktober und November 2017 finden Sie in den entsprechenden Beiträgen.

Fordern Sie hier die Vorlagen für Ihr Kontaktformular an!

Heute gehen wir kurz auf den Messekontaktbericht das Gesprächsprotokoll ein. Am Ende des Beitrages finden Sie die Gesprächsprotokoll Vorlage. Dieser Beitrag soll kurz aufzeigen, warum ein Gesprächsprotokoll auf dem Messestand unbedingt ausgefüllt werden muss. Außerdem schauen wir uns die Punkte an, die das Kontaktformular mindestens enthalten sollte.

Warum Gesprächsprotokoll?

Das Kontaktformular ist kurz gesagt die schriftlich festgehaltene Essenz aus dem Messegespräch. Dabei dient der Messebericht nicht nur als Gedankenstütze, sondern kann leicht noch mit einem Zusatznutzen versehen werden. Dazu aber später mehr. In erster Linie sollen wichtige Punkte, die im Gespräch Thema waren hier festgehalten werden. Nach der Messe werden diese Punkte häufig in ein CRM-System übernommen, um dann vertrieblich wieder aufgefasst und nachgearbeitet zu werden.

Wie sieht ein Gesprächsprotokoll aus?

Ein Gesprächsprotokoll ist eine Gedankenstütze, die nach dem Gespräch weiterverwendet werden soll – ganz gleich ob für die Messe oder für andere Gespräche. Dazu ist es wichtig, alle Daten des Kontaktes festzuhalten. Hierzu bietet sich ein Feld an, in dem die Visitenkarte befestigt werden kann. Sollte der Besucher keine Visitenkarte bei sich haben, ist es eine alternative Möglichkeit, die geschäftlichen Kontaktdaten Ihres Besuchers  in eben dieses Feld zu schreiben.Wichtig bei der Erstellung eines Gesprächsprotokolls ist, dass möglichst alle Punkte, die in der Bedarfsanalyse von Nutzen sind aufgenommen werden. Hier bieten sich Checkboxen an, die einfach anzukreuzen sind. Führen Sie also alle Punkte auf, die Ihnen bei der Ergründen des Kundennutzens wichtig erscheinen.

Wie schreibt man Gesprächsprotokolle?

Gesprächsprotokolle werden direkt am Messestand ausgefüllt. Entweder direkt während des Gespräches – dann holen Sie sich bitte vorher die Einwilligung Ihres Gesprächspartners. „Darf ich während des Gespräches ein paar Notizen machen?“ funktioniert hier prima. Alternativ können Sie das Kontaktformular nach dem Gespräch ausfüllen, beachten Sie aber, dass währenddessen kostbare Messezeit verstreicht.

Messeprotokolle sollten – sofern Freitext verwendet wird – keine Fragen offen lassen. Auch nicht für Personen, die das Kontaktformular nicht ausgefüllt haben, aber später eventuell bearbeiten müssen. Bitte beschreiben Sie Gesprächsinhalte, Themen und Verantwortlichkeiten im Follow-Up daher möglichst verständlich und nachvollziehbar.

Wie ist ein Gesprächsprotokoll aufgebaut?

Anders übersetzt kann man sich die Frage stellen: „Gesprächsprotokoll – Was muss rein?“. Wie schon gesagt, sollten alle Punkte abgebildet sein, die für die Überführung in den Vertriebsprozess notwendig sind. Neben den Persönlichen Daten des Ansprechpartners sind die Schnittmengen seines Interesses mit unseren Produkten oder Dienstleistungen sinnvoll. Wie gehen wir nach der Messe weiter vor, wer ist wann für was verantwortlich? Dies sind Fragen, die ein optimal erstelltes und ausgefülltes Kontaktformular beantworten soll.

Zusatznutzen einbauen

Erst gestern habe ich in einem Training mit den Teilnehmern über die Erstellung eines Kontaktformulars gesprochen und exemplarisch eine Minimalversion als Word-Dokument erstellt. Zusätzlich zu den auszufüllenden Fakten wurde hier eine Art „Spickzettel“ für das Messegespräch eingebaut. Was für gestandene Vertriebskollegen eine Wiederholung ist, ist eine nützliche Hilfe für Mitarbeiter, die nicht täglich Verkaufsgespräche führen.

Bauen Sie Ihr persönliches Kontaktformular strukturell doch nach den Phasen im Verkaufsgespräch auf. Damit haben Sie zumindest die Oberbegriffe immer griffbereit und können die Punkte der Reihe nach abarbeiten.

Eine entsprechende Vorlage finden Sie am Ende dieses Beitrages zum Download.

Fazit: Wie muss ein Gesprächsprotokoll aussehen?

Das Gesprächsprotokoll sollte klar strukturiert, verständlich und nachvollziehbar gestaltet sein. Was den Inhalt angeht: So viel wie nötig und so wenig wie möglich.

Gesprächsprotokoll Vorlage

Vorlagen in Deutsch und Englisch zum Download finden Sie am Ende des Beitrages.

Mehr Tipps und Verkaufstechniken gibt es im kostenlosen Messetraining PDF Ebook oder im Messetraining. Häufige Fragen zu diesem Thema beantworte ich in diesem Beitrag.

Haben Sie bereits Bedarf an einem Messetraining? Dann können Sie hier anfragen. Ich freue mich, von ihnen zu hören.

P.S: Vielleicht sehen wir uns ja noch auf einer der Messen im Oktober 2017.

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Messekontakte optimal nachfassen?

Kennen Sie die Situation? Die Messe ist vorbei und Sie sind den ersten Tag wieder im Büro. Auf Sie wartet ein voller Schreibtisch und ein gut gefülltes E-Mail-Postfach. Was machen Sie also mit den Kontakten, die Sie auf der Messe generiert haben? Dieser Beitrag behandelt eine einfache Möglichkeit, wie Sie Ihre Messekontakte optimal nachfassen können.

Die Eisen schmieden, solange sie noch heiß sind!

Dieses Sprichwort sagt im Prinzip aus, wie Sie nach der Messe Ihre generierten Messekontakte optimal nachfassen: Die heißen Leads zu Kunden oder mindestens Kontakten machen, so lange Sie noch heiße Leads sind. Auch wenn in Ihrer Branche vielleicht nicht direkt auf dem Messestand verkauft wird, haben Sie trotzdem die Möglichkeit, mit Ihrem Besucher den Kontakt zu intensivieren. Auch wenn zum jetzigen Zeitpunkt noch kein Bedarf an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung besteht, wird Ihr Besucher sich sicher an Sie erinnern, wenn Sie auf und nach der Messe einen positiven Eindruck hinterlassen haben.

Reality-Check: Wie sieht es denn wirklich aus?

Kurze Anekdote: Vor einigen Wochen habe ich die Caravan Salon in Düsseldorf besucht. Dort habe ich bei verschiedenen Ausstellern Angebote angefragt. Es handelte sich um Wohnmobile im mittleren bis oberen fünfstelligen Bereich. Raten Sie mal, wie viele Angebote ich im Nachgang zur Messe tatsächlich bekommen habe – richtig: Kein einziges! Mittlerweile sind vier Wochen vergangen und ich gehe nicht davon aus, dass noch irgendein Angebot kommt.

The winner takes it all! Erster sein.

Nun zurück zum optimalen Follow-Up. Eine einfache Möglichkeit besteht darin, direkt am Abend eine kurze Email mit Foto vom Messestand an Ihren Kontakt zu schicken. Auch wenn hier noch keine Details oder nächste Schritte enthalten sind, hat diese E-Mail am ersten Abend Signalwirkung. Sie gibt Ihrem Besucher zu verstehen, dass er Ihnen wichtig ist. Es geht hier gar nicht einmal um den Inhalt der Nachricht, die Sie verschicken. Vielmehr um die Nachricht an sich. Ein kurzer Text á la:

„Vielen Dank für Ihren Besuch und das interessante Gespräch heute morgen. Nach der Messe werde ich mich kurzfristig mit Ihnen in Verbindung setzen, um das Thema noch einmal aufzugreifen.

Sollten zwischenzeitlich Fragen aufkommen, melden Sie sich gerne jederzeit bei mir.

Mit freundlichen Grüßen“

zeigt Wirkung, weil es kaum ein andere Aussteller macht. Schreiben Sie persönlich! Sie kennen die vorgefertigten Massen-E-Mails, die oft mehrere Wochen nach einer Messe an die Kontakte verschickt werden. Bitte machen Sie das anders.

Ihr Besucher steht im Mittelpunkt!

Bitte führen Sie sich vor Augen, dass die Messe für Ihren Besucher eine völlig andere Situation ist, als für Sie. Während die Messeteilnahme für Sie eine Ausnahmesituation ist, und sich während der Laufzeit Ihrer Teilnahme auf dem Messestand im Büro oft einiges anstaut, ist Sie für Ihren Besucher oft nur ein eintägiger Besuch. Ihr Besucher hat nicht so viel aufzuarbeiten wie Sie und wird daher wahrscheinlich auch wenig Verständnis für eine zu späte Reaktion auf Ihren Kontakt haben. Versuchen Sie daher am besten, Ihren Besucher zu kontaktieren, wenn Sie ihm noch als Person vor Augen sind.

Probieren Sie es doch einfach mal auf diese Weise aus. Ich freue mich über Ihr Feedback: In den Kommentaren oder per Mail.

Im Follow-Up-Workshop behandeln wir das Thema ausführlich und setzen gemeinsam Ihren idealen Follow-Up-Prozess auf und automatisieren diesen, so weit es geht. Denken Sie daran: Wenn Sie Ihre Kontakte und Angebote nicht nachfassen, brauchen Sie auch keine zu machen.

Mehr Tipps und Verkaufstechniken gibt es im Messetraining. Häufige Fragen zu diesem Thema beantworte ich in diesem Beitrag.

Haben Sie bereits Bedarf an einem Messetraining? Dann können Sie hier anfragen. Ich freue mich, von ihnen zu hören.

P.S: Vielleicht sehen wir uns ja noch auf einer der Messen im September 2017.

Versetzen wir uns in die Situation auf dem Messestand

Die Produkte sind optimal präsentiert, Sie haben Ihre Features in den Nutzen Ihrer Zielgruppe übersetzt und nun betritt ein Besucher Ihren Messestand. Wie läuft ab hier das Messegespräch? Na klar: Mehr oder weniger kurze Bedarfsanalyse, im Idealfall Beratung und wenn alles passt Abschluss. Doch oft verlaufen Messegespräche nicht unbedingt nach diesem Schema. Je nachdem, wie Ihr Besucher eingestellt ist, oder oft auch Branchenabhängig wird auf dem Messestand nicht sofort verkauft.

Was möchten Sie erreichen?

Egal, wie tief die Bedarfsanalyse schon auf dem Messestand durchgeführt wird, sollten Sie sich fragen, mit welchem Ziel Sie in ein Messegespräch gehen. Dieser Beitrag widmet sich einer beliebten Zielsetzung auf der Messe: Leads generieren!

Viele Kontakte, viele Kontrakte!

Diese alte Vertriebsweisheit bringt es auf den Punkt. Wenn ich mehr Geschäft machen möchte, benötige ich vorher mehr Kontakte, aus denen geschäftliche Beziehungen entstehen können.

Regel Nummer 1: Mehr Menschen ansprechen!

Damit Sie mehr Kontakte machen können, sollten Sie vor Allem anfangen, mehr Menschen anzusprechen. Natürlich können Sie auf der Messe warten, bis Sie jemand anspricht. Sie werden Ihre Kontaktzahl allerdings schon um ein Vielfaches erhöhen, wenn Sie einfach aktiv auf Besucher zugehen. Und das ist auf der Messe wirklich nicht schwer. Das Publikum besucht die Messe fast immer mit einem Interesse zu den ausgestellten Produkten oder Dienstleistungen.

Regel Nummer 2: Erhöhen Sie Ihre Conversion-Rate!

Conversion-Rate? Der Begriff Conversion-Rate wird häufig im digitalen Marketing gebraucht. Er beschreibt die Anzahl der umgewandelten Kontakte im Verhältnis zu der Anzahl der Gesamtkontakte. Und wenn wir wie vorher beschrieben in Richtung Leadgenerierung auf der Messe gehen wollen, ist das Ziel der Erhalt der Kontaktdaten ihres Gegenübers. Prima, der erste Schritt ist getan und Sie haben einen Besucher angesprochen.

Wie komme ich schnellstmöglich an die Kontaktdaten meines Gesprächspartners? Im Prinzip funktioniert es überall gleich. Sie sollten erst etwas geben, bevor Sie etwas nehmen! Doch wie ist das jetzt gemeint? Probieren Sie folgende Vorgehensweise doch einmal aus: Sobald Sie Ihren Gesprächspartner angesprochen haben, ziehen Sie ganz beiläufig Ihre Visitenkarte und überreichen sie Ihrem Gesprächspartner. In der Mehrzahl der Fälle wird Ihr Gesprächspartner Ihnen nun auch seine Visitenkarte überreichen und Sie haben Ihr Messeziel erfüllt.

Haben Sie Anmerkungen oder eigene Vorschläge?

Dann freue ich mich, wenn Sie diese in den Kommentaren oder per E-Mail äußern.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

Mehr Tipps und Verkaufstechniken gibt es im Messetraining. Häufige Fragen zu diesem Thema beantworte ich in diesem Beitrag.

Haben Sie bereits Bedarf an einem Messetraining? Dann können Sie hier anfragen. Ich freue mich, von ihnen zu hören.