Gesprächsprotokoll Vorlage für Ihr Kontaktformular – Messebericht

Heute gehen wir kurz auf den Messekontaktbericht das Gesprächsprotokoll ein. Am Ende des Beitrages finden Sie die Gesprächsprotokoll Vorlage. Dieser Beitrag soll kurz aufzeigen, warum ein Gesprächsprotokoll auf dem Messestand unbedingt ausgefüllt werden muss. Außerdem schauen wir uns die Punkte an, die das Kontaktformular mindestens enthalten sollte.

Warum Gesprächsprotokoll?

Das Kontaktformular ist kurz gesagt die schriftlich festgehaltene Essenz aus dem Messegespräch. Dabei dient der Messebericht nicht nur als Gedankenstütze, sondern kann leicht noch mit einem Zusatznutzen versehen werden. Dazu aber später mehr. In erster Linie sollen wichtige Punkte, die im Gespräch Thema waren hier festgehalten werden. Nach der Messe werden diese Punkte häufig in ein CRM-System übernommen, um dann vertrieblich wieder aufgefasst und nachgearbeitet zu werden.

Wie sieht ein Gesprächsprotokoll aus?

Ein Gesprächsprotokoll ist eine Gedankenstütze, die nach dem Gespräch weiterverwendet werden soll – ganz gleich ob für die Messe oder für andere Gespräche. Dazu ist es wichtig, alle Daten des Kontaktes festzuhalten. Hierzu bietet sich ein Feld an, in dem die Visitenkarte befestigt werden kann. Sollte der Besucher keine Visitenkarte bei sich haben, ist es eine alternative Möglichkeit, die geschäftlichen Kontaktdaten Ihres Besuchers  in eben dieses Feld zu schreiben.Wichtig bei der Erstellung eines Gesprächsprotokolls ist, dass möglichst alle Punkte, die in der Bedarfsanalyse von Nutzen sind aufgenommen werden. Hier bieten sich Checkboxen an, die einfach anzukreuzen sind. Führen Sie also alle Punkte auf, die Ihnen bei der Ergründen des Kundennutzens wichtig erscheinen.

Wie schreibt man Gesprächsprotokolle?

Gesprächsprotokolle werden direkt am Messestand ausgefüllt. Entweder direkt während des Gespräches – dann holen Sie sich bitte vorher die Einwilligung Ihres Gesprächspartners. „Darf ich während des Gespräches ein paar Notizen machen?“ funktioniert hier prima. Alternativ können Sie das Kontaktformular nach dem Gespräch ausfüllen, beachten Sie aber, dass währenddessen kostbare Messezeit verstreicht.

Messeprotokolle sollten – sofern Freitext verwendet wird – keine Fragen offen lassen. Auch nicht für Personen, die das Kontaktformular nicht ausgefüllt haben, aber später eventuell bearbeiten müssen. Bitte beschreiben Sie Gesprächsinhalte, Themen und Verantwortlichkeiten im Follow-Up daher möglichst verständlich und nachvollziehbar.

Wie ist ein Gesprächsprotokoll aufgebaut?

Anders übersetzt kann man sich die Frage stellen: „Gesprächsprotokoll – Was muss rein?“. Wie schon gesagt, sollten alle Punkte abgebildet sein, die für die Überführung in den Vertriebsprozess notwendig sind. Neben den Persönlichen Daten des Ansprechpartners sind die Schnittmengen seines Interesses mit unseren Produkten oder Dienstleistungen sinnvoll. Wie gehen wir nach der Messe weiter vor, wer ist wann für was verantwortlich? Dies sind Fragen, die ein optimal erstelltes und ausgefülltes Kontaktformular beantworten soll.

Zusatznutzen einbauen

Erst gestern habe ich in einem Training mit den Teilnehmern über die Erstellung eines Kontaktformulars gesprochen und exemplarisch eine Minimalversion als Word-Dokument erstellt. Zusätzlich zu den auszufüllenden Fakten wurde hier eine Art „Spickzettel“ für das Messegespräch eingebaut. Was für gestandene Vertriebskollegen eine Wiederholung ist, ist eine nützliche Hilfe für Mitarbeiter, die nicht täglich Verkaufsgespräche führen.

Bauen Sie Ihr persönliches Kontaktformular strukturell doch nach den Phasen im Verkaufsgespräch auf. Damit haben Sie zumindest die Oberbegriffe immer griffbereit und können die Punkte der Reihe nach abarbeiten.

Eine entsprechende Vorlage finden Sie am Ende dieses Beitrages zum Download.

Fazit: Wie muss ein Gesprächsprotokoll aussehen?

Das Gesprächsprotokoll sollte klar strukturiert, verständlich und nachvollziehbar gestaltet sein. Was den Inhalt angeht: So viel wie nötig und so wenig wie möglich.

Gesprächsprotokoll Vorlage

Vorlagen in Deutsch und Englisch zum Download finden Sie am Ende des Beitrages.

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P.S: Vielleicht sehen wir uns ja noch auf einer der Messen im Oktober 2017.

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