Im heutigen Beitrag schauen wir uns drei klassische Verhaltensweisen oder Fehler an, die im Prinzip jeder besser weiß, die aber im Messealltag auf den Ständen immer noch oft zu beobachten sind. Wie sagt Johann Wolfgang von Goethe so treffend:

Es ist nicht genug, zu wissen, man muß auch anwenden; es ist nicht genug, zu wollen, man muß auch tun.

Wenden wir uns nun also den drei größten Fehlern zu, die täglich auf Messeständen gemacht werden.

Fehler # 1: Potenzial ungenutzt lassen

Eine Messe ist der ideale Raum, neue Geschäftskontakte zu knüpfen und Leads zu generieren. Wo haben Sie sonst die Möglichkeit, so viel Fachpublikum zu treffen, welches mit großer Wahrscheinlichkeit ein grundsätzliches Interesse an Ihren Dienstleistungen oder Produkten hat? Bitte machen Sie also nicht den Fehler, Potenzial auf der Messe ungenutzt zu lassen, sondern generieren Sie Leads indem Sie die Visitenkarten Ihrer Besucher erhalten. Wenn sich ein Besucher für Ihren Stand, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu interessieren scheint, sprechen Sie ihn an!

Nirgends ist es leichter, Kontakt zu qualifiziertem Fachpublikum aufzunehmen, wie auf der Messe. Führen Sie sich vor Augen, dass das Publikum auf Messen ist, um Neuigkeiten aus der Branche zu erfahren. Sie haben ein tolles Produkt bzw. Eine tolle Dienstleistung anzubieten, kommunizieren Sie diese den Besuchern!

Fehler # 2: Besucher nicht von sich sprechen lassen

Sie kennen die Situation: Sie betreten einen Messetand oder ein Geschäft und die erste Frage, die Sie gestellt bekommen ist: „Kann ich Ihnen helfen?“. Bitte machen Sie diesen Fehler nicht bei Ihrer nächsten Messeteilnahme. Warum? Mit dieser geschlossenen Frage katapultieren Sie sich im Zweifel sofort aus dem Messegespräch. Gehen Sie den eleganteren Weg und lassen Ihren Besucher von sich sprechen. Dies erreichen Sie leicht mit einer offenen Frage zur Person des Besuchers. Im Messetraining üben wir diese Situation und erarbeiten persönliche Ansprachen und Gesprächsleitfäden für Ihre Messegespräche. Fragen zur Branche des Besuchers, zur Tätigkeit, zur Position im Unternehmen funktionieren erwiesenermaßen gut. Außerdem erfahren Sie so schnell und sicher, ob Ihr Besucher als potenzieller Geschäftspartner überhaupt für Sie in Frage kommt und können den weiteren Verlauf des Gespräches daraufhin anpassen.

Fehler # 3: Dem Kontaktformular nicht die nötige Bedeutung beimessen

Die Zeit auf der Messe und die Ansprache von Besuchern ist nur die halbe Miete. Wenn Sie aus den Standbesuchern und Messegesprächen tatsächlich Neugeschäft machen wollen, sollten Sie Wert auf das Kontaktformular legen. Überlegen Sie bereits vor der Messe, wie Ihre Gesprächsstrategie auf der Messe aussehen soll. Hier habe ich Ihnen ein paar Vorlagen abgelegt und etwas dazu geschrieben, wie Sie das Kontaktformular möglichst gewinnbringend für sich anpassen können. Bitte machen Sie nicht den Fehler, Ihre Gesprächsnotizen nur stichpunktartig festzuhalten. Sofern Sie über die Felder, welche Sie ankreuzen, Freitext ins Kontaktformular schreiben, verfassen Sie diesen bitte so, dass auch andere nach der Messe aus Ihren Aufzeichnungen ersehen können, wie mit dem Interessenten im Follow-Up-Prozess weiter vorzugehen ist.

Haben Sie Fragen oder Feedback?

Stellen Sie diese gerne hier, per E-Mail oder in den Kommentaren. Informationen zum Messetraining finden Sie hier. Aktuelle Messetermine für Oktober und November 2017 finden Sie in den entsprechenden Beiträgen.

Fordern Sie hier die Vorlagen für Ihr Kontaktformular an!

Heute gehen wir kurz auf den Messekontaktbericht das Gesprächsprotokoll ein. Am Ende des Beitrages finden Sie die Gesprächsprotokoll Vorlage. Dieser Beitrag soll kurz aufzeigen, warum ein Gesprächsprotokoll auf dem Messestand unbedingt ausgefüllt werden muss. Außerdem schauen wir uns die Punkte an, die das Kontaktformular mindestens enthalten sollte.

Warum Gesprächsprotokoll?

Das Kontaktformular ist kurz gesagt die schriftlich festgehaltene Essenz aus dem Messegespräch. Dabei dient der Messebericht nicht nur als Gedankenstütze, sondern kann leicht noch mit einem Zusatznutzen versehen werden. Dazu aber später mehr. In erster Linie sollen wichtige Punkte, die im Gespräch Thema waren hier festgehalten werden. Nach der Messe werden diese Punkte häufig in ein CRM-System übernommen, um dann vertrieblich wieder aufgefasst und nachgearbeitet zu werden.

Wie sieht ein Gesprächsprotokoll aus?

Ein Gesprächsprotokoll ist eine Gedankenstütze, die nach dem Gespräch weiterverwendet werden soll – ganz gleich ob für die Messe oder für andere Gespräche. Dazu ist es wichtig, alle Daten des Kontaktes festzuhalten. Hierzu bietet sich ein Feld an, in dem die Visitenkarte befestigt werden kann. Sollte der Besucher keine Visitenkarte bei sich haben, ist es eine alternative Möglichkeit, die geschäftlichen Kontaktdaten Ihres Besuchers  in eben dieses Feld zu schreiben.Wichtig bei der Erstellung eines Gesprächsprotokolls ist, dass möglichst alle Punkte, die in der Bedarfsanalyse von Nutzen sind aufgenommen werden. Hier bieten sich Checkboxen an, die einfach anzukreuzen sind. Führen Sie also alle Punkte auf, die Ihnen bei der Ergründen des Kundennutzens wichtig erscheinen.

Wie schreibt man Gesprächsprotokolle?

Gesprächsprotokolle werden direkt am Messestand ausgefüllt. Entweder direkt während des Gespräches – dann holen Sie sich bitte vorher die Einwilligung Ihres Gesprächspartners. „Darf ich während des Gespräches ein paar Notizen machen?“ funktioniert hier prima. Alternativ können Sie das Kontaktformular nach dem Gespräch ausfüllen, beachten Sie aber, dass währenddessen kostbare Messezeit verstreicht.

Messeprotokolle sollten – sofern Freitext verwendet wird – keine Fragen offen lassen. Auch nicht für Personen, die das Kontaktformular nicht ausgefüllt haben, aber später eventuell bearbeiten müssen. Bitte beschreiben Sie Gesprächsinhalte, Themen und Verantwortlichkeiten im Follow-Up daher möglichst verständlich und nachvollziehbar.

Wie ist ein Gesprächsprotokoll aufgebaut?

Anders übersetzt kann man sich die Frage stellen: „Gesprächsprotokoll – Was muss rein?“. Wie schon gesagt, sollten alle Punkte abgebildet sein, die für die Überführung in den Vertriebsprozess notwendig sind. Neben den Persönlichen Daten des Ansprechpartners sind die Schnittmengen seines Interesses mit unseren Produkten oder Dienstleistungen sinnvoll. Wie gehen wir nach der Messe weiter vor, wer ist wann für was verantwortlich? Dies sind Fragen, die ein optimal erstelltes und ausgefülltes Kontaktformular beantworten soll.

Zusatznutzen einbauen

Erst gestern habe ich in einem Training mit den Teilnehmern über die Erstellung eines Kontaktformulars gesprochen und exemplarisch eine Minimalversion als Word-Dokument erstellt. Zusätzlich zu den auszufüllenden Fakten wurde hier eine Art „Spickzettel“ für das Messegespräch eingebaut. Was für gestandene Vertriebskollegen eine Wiederholung ist, ist eine nützliche Hilfe für Mitarbeiter, die nicht täglich Verkaufsgespräche führen.

Bauen Sie Ihr persönliches Kontaktformular strukturell doch nach den Phasen im Verkaufsgespräch auf. Damit haben Sie zumindest die Oberbegriffe immer griffbereit und können die Punkte der Reihe nach abarbeiten.

Eine entsprechende Vorlage finden Sie am Ende dieses Beitrages zum Download.

Fazit: Wie muss ein Gesprächsprotokoll aussehen?

Das Gesprächsprotokoll sollte klar strukturiert, verständlich und nachvollziehbar gestaltet sein. Was den Inhalt angeht: So viel wie nötig und so wenig wie möglich.

Gesprächsprotokoll Vorlage

Vorlagen in Deutsch und Englisch zum Download finden Sie am Ende des Beitrages.

Mehr Tipps und Verkaufstechniken gibt es im kostenlosen Messetraining PDF Ebook oder im Messetraining. Häufige Fragen zu diesem Thema beantworte ich in diesem Beitrag.

Haben Sie bereits Bedarf an einem Messetraining? Dann können Sie hier anfragen. Ich freue mich, von ihnen zu hören.

P.S: Vielleicht sehen wir uns ja noch auf einer der Messen im Oktober 2017.

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